如何使你的“会议营销”获得成功？ (4)

干活，分配完任务之后，领导转眼又忘了，因为事情太多了。这样的例子举不胜举。 

　　我记得，公司曾举行过一些小型活动，每次活动完毕，领导都会大病一场，为什么呢？太累了！所有的事情，小到连座次牌、嘉宾卡都要由他来亲自决定，每天晚上工作到深夜，还是夜不能寐，你说这还累不累呢？说到底，他们忘记了，个人的力量毕竟是很弱小的，即使他们能力再强，他们也不可能独自完成所有的事情，他们根本没有想到借助于其他人员的力量。所以说，充分而合理的分工实在是会议营销成功的重要因素之一。 

　　我们此次经销商座谈会大获全胜，很重要的一个支撑就是进行了充分而合理的分工。在会议举行前两个星期，我们就成立了专门的会务组。 

　　其中，会务组成员包括： 

　　公司领导，他们的任务就是指定会议的具体负责人，寻求其他相关部门和员工的支持，取得公司高层领导的支持；对整个活动过程进行监控，提出建议和指导性意见，解决一些疑难问题和突发事件。 

　　会议的具体负责人，只有一个，是此次会议的总负责人。他的责任重大，也明确，就是寻求其他部门的支持和协助；对会议的整个流程进行统筹规划，挑选核心成员，并对各个核心成员进行具体分工；取得活动经费；协调各个部门、成员间的工作，将所有的工作串联在一起；监督考核下面成员的工作，并解决一些疑难问题。 

　　会务组核心成员，也就是最底层干事的成员。这方面的成员具体又分为四类： 

　　首先是负责宣传方面的成员，包括撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，背景板、展板内容以及媒体接待的工作均由这部分成员负责。 

　　其次是接待来宾的成员。包括会议前的电话、网络、传真联系，发放邀请函，收回回执；安排、负责接机、火车站接待及现场接待工作；安排好来宾的饮食、住宿及最后的送客等工作。 

　　再次是负责活动现场布置的人员。包括准备好桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、话筒、音响、电源、投影设备、礼仪小姐、气球、拱门以及其他。 

　　最后一类是是其他后勤人员，包括准备资料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡、乐队、舞狮队、交通工具等。这些工作都必须在会议开始前，全部做到位。 

　　总之，一次会议营销就相当于是经营一个小企业，惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的可能。 

其他细节方面的考虑

　　俞雷先生在《细节的力量》一文中曾详述细节在营销工作中的重要性，而我们此次经销商座谈会之所以成功，很大程度上也有赖于在细节方面的关注。 

　　在会议召开的前一天，我们将会议日程安排最终确定下来，并打印出详细的日程安排表，将这些日程安排表发放到每位与会的经销商代表手中。同时，我们会务组另外制定出了更为详尽的会议日程安排表，上面将会议上每位讲话者的姓名、顺序、讲话时间都限定下来，并提前与各讲话者私下沟通，全面控制会议的整个流程，协调好现场氛围。此次会议，是我所经历过的罕见的一次没有遭遇“冷场”的座谈会。 

　　考虑到与会经销商素质不是很高，喜欢言简意赅，通俗易懂的讲话，我们选择让那些在市场上有丰富经验的领导讲话，而其讲话稿也深合经销商的心，对经销商在近年来对我公司的大力支持表示由衷的感谢，抛弃了一贯的自视清高的作风，深得经销商好感。 

　　座谈会采用圆桌会议的形式，大家一视同仁，不伤害任何一位经销商的自尊；对经销商在会上提出的异议，我们大多是当场解决，经销商掌声不断。 

　　会议结束前，我们举行了颁奖仪式，对去年销售大户进行了现场高额奖励，将座谈会推向高潮，同时也极大地刺激了其他经销商；对于其他与会的经销商，我们亦赠送了价值600多元的DVD各一台。这笔费用早计算在我们的会议预算之中。 

　　即便是在宴席期间，我们也非常关注细节。针对来自天南地北的经销商，我们安排了多种不同口味的食品，同时每桌都安排了公司领导进行陪同，业务员更是全程陪同；并在吃饭中间进行了现场抽奖活动，活跃了现场气氛。经销商感叹，在我们公司参加座谈会，“舒心、舒畅、舒服”！ 

　　…… 

　　3天的经销商会议还没有完全结束，领导已经是满脸喜气，因为会议已经取得了巨大的成功：我们不仅赢得了3000多万的销售协议书，更赢得了与会经销商朋友们的衷心拥护，公司的营销网络渠道由此一举进入一个新的发展阶段。下一步，我们的重点将转移到巩固和加强已有的资源，增大市场投入力度，在广告宣传、实际促销、网络资源建设和维护方面下大功夫。当然，那已经超出了此次经销商座谈会的讨论内容。 

　　但无论如何，我们的这次会议营销已经取得了巨大的成功，甚至早在会议召开之前，我们就已经预见了，我们的会议营销会获得成功；因为我们在会议开始之前，已经完成了整个会议营销；也因为，我们完全实践了中国杰出的古兵法家——孙子的“未战而庙算胜负”的概念。胜负，其实都是可以预见的，更是可为的！